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        中鐵四局工程項目成本管理系統建設與應用

        中鐵四局集團有限公司

          中鐵四局集團有限公司是世界500強企業——中國中鐵股份有限公司的“標桿”成員企業,具有綜合施工能力的大型建筑企業集團。擁有鐵路、公路、房屋建筑、市政公用工程四項施工總承包特級資質,是全國建筑行業內為數不多、安徽省唯一一家“四特四甲”施工企業。目前,其業務范圍分布在全國31個省、市、自治區,以及印尼、安哥拉等9個國家。2016年,新簽合同額達1068億元,營業收入701億元,實現利潤16.23億元。
          多年來,中鐵四局在企業信息化建設方面進行了積極的探索,并取得了一定的成就,尤其是工程項目成本管理系統做到了部分系統的集成,初步實現了業務財務一體化的目標。具體情況如下:
          一、成本管理系統建設背
          由于建設項目分布范圍廣、產品標準不統一、工藝流程不標準、生產地點移動性、臨時組建團隊等特殊性和復雜性特點,致使管理跨度和難度之大,后臺管控能力不足,項目整體經濟效益較低,虧損項目時有發生。項目成本管理普遍存在著“管理手段落后、成本管理粗放、盈利水平不高”的情況。
          在工程項目實施過程中,成本管理得不到應有的重視,主要的問題有:責任成本預算難以有效落實,先施工后簽合同、合同執行不嚴肅、任意肢解分包單價、工程數量把控不嚴、各項扣款不及時、主要材料無核算、債務支付缺乏整體籌劃等現象不同程度的存在,業務財務整體融合不到位,造成工程項目利潤水平低,甚至出現重大虧損情況。
          基于上述情況,中鐵四局多年來一直在項目成本管理方面進行積極探索,認為通過互聯網和信息技術手段,建設一個強大的信息系統做支撐,建立覆蓋面廣、實用有效的工程項目成本管理系統,才能增強企業對項目的管控能力,規范項目管理、提高工作效率、降低項目施工成本。
        二、成本管理系統的設計思路與邏輯分析
          (一)系統的整體設計思路
          以“工程項目為主體、制度流程為基礎、合同清單為主線、責任預算為核心、過程管控為主措、資金支付為卡口”,是中鐵四局成本管理信息系統的主要設計思路。
          1.以工程項目為主體。項目經理部作為項目成本管理和成本控制的實施主體,系統主要應用于項目,同時滿足集團公司、三級公司對成本管理的需要,通過系統對成本相關業務審批,通過后臺進行查詢、實時監控項目部成本執行情況。
          2.以制度流程為基礎。系統設計思路主要是基于集團公司、三級公司目前的管理制度和管理流程進行的,與成本相關的制度和流程都要在系統中體現,系統中所有的功能都是根據管理制度和辦法形成的。
          3.以業主合同清單為主線。業主合同清單是項目的計價收入、成本控制的重要依據,貫穿于系統的全過程。
          4.以責任成本預算為核心。系統按照以責任成本預算為尊的理念,突出責任成本預算在項目成本管理中的核心作用,是工程數量控制、勞務分包單價控制、各項成本費用控制、成本核算分析的依據。
          5.以過程管控為主措。系統體現了成本管理相關業務系統過程管控,在過程中對工程數量、勞務單價、主要材料消耗、機械費等各項費用的控制。
          6.以資金支付為卡口。系統成本控制的最后一道關口就是資金支付,該功能能夠有效保證系統的實施,體現了成本管理與資金支付的關聯性。
          (二)依托系統完善企業管理模式和技術架構

        1.實現企業管理模式的系統化。基于中鐵四局對工程項目實行多層級管理模式(見圖1),局、三級公司和項目經理部對系統應用要求具有不同側重點。項目經理部應用系統處理日常業務,三級公司通過該信息系統進行業務審批和監督,局通過該信息系統進行業務監督。通過該信息系統采集和儲存所需的指標數據,并進行對比分析,提升管控效果。

         2.創新技術架構模式。新系統采用網頁端、客戶端和移動端的混合架構,將數據量大、網絡帶寬要求高、操作復雜的業務放到客戶端;將實時性要求高、流程化的業務放到網頁端,從而降低工程項目部對網絡帶寬和傳輸效率要求,以此提高基層數據處理效率;將業務審批、報表查詢功能與移動客戶端關聯,實現移動辦公功能(見圖2)。

          3.統一固化成本管理模式和業務流程。中鐵四局在新系統開發應用之前,盡管局及各子分公司有管理辦法,但因基層項目部對文件、辦法理解不同,以及管理執行力原因,業務表單及審批流程不盡相同,難以做到標準化。
          為此,中鐵四局成本管理部牽頭,相關部門配合,按照部門職責,分別梳理了與成本管理相關制度辦法,編制了用于系統的業務流程,對所有與成本管理相關管理辦法、業務表單、審批流程的標準化。系統包括收入管理、成本管理、資金管理三大模塊,涉及收入管理、施組管理、責任成本管理、勞務管理、物資管理、機械管理、支付管理、憑證制作等66項業務,包含施工承包合同清單審批、清單分解審批、責任成本預算編制審批、分包/采購/租賃合同評審、分包/采購/租賃結算、內外部驗工計價、責任成本計價、債務支付審批等共計45項關鍵業務流程。
          (三)系統業務邏輯分析

          系統基于業務流程管理理念、建立了統一的項目收入、成本、資金管理業務的審批流程,按照管理標準化、標準制度化、制度流程化、流程表單化、表單數據化、數據信息化、信息智能化的邏輯思維,對項目收入、成本預算、實際成本、資金支付、核算分析等項目業務實行流程化、信息化管理,做到收入支出有依據、資金支付有審批,實現及時收款、控制支出、節約資金、提高效益目的(見圖3)。

         1.收入管理。收入管理包括業主合同管理、合同價款分劈管理、變更索賠管理、驗工計價管理。其中業主合同體現項目的預計收入,合同價款分劈體現局指和參建分部的預計收入,變更索賠體現項目的二次經營收入,驗工計價體現項目的實際收入,形成了項目完整的收入管理體系(見圖4)。

          

          2.成本管理。成本管理可分為成本預算和實際成本管理兩部分功能組成,價格庫管理,施組管理,責任預算管理共同形成成本預算;工料機管理,周轉料管理,現場經費管理形成實際成本管理。最終通過責任成本計價將責任成本預算和實際成本結合起來,成為成本分析的基礎。在實際成本控制過程中,采用量價雙控模式,通過計劃數量控制合同、驗收、結算等過程數量,同時采用限價體系控制合同單價和最終的結算單價,達到價格控制的目的(見圖5)。


         3.資金管理。資金管理作為成本管理控制的最后一環,往往起著至關重要的作用,在系統中以成本管理中實際結算數據為依據,按照合同約定比例為中期支付上限,集中申請批復為手段,有效控制項目的資金支付。減少或杜絕工程項目超合同付款、超計價付款、超比例付款、付款比例不均衡的問題,有效節約資金成本,提高資金的利用效率。

          項目成本管理信息系統按照“計劃—合同—驗收—結算—支付”流程,實現了業務與資金支付的管理和控制。根據工程施工和成本管理的需要,財務系統關閉了相關銀行付款的制作憑證功能,改由項目成本管理信息系統根據業務需要自動生成相關付款憑證,這樣就真正實現了業務與資金支付的卡控機制(見圖6)。

          成本管理信息系統中的業務涉及項目部工程、工經、物資、機械、財務等多個部門,為確保工程項目成本的全過程管理控制,系統通過資金卡控措施,將“計劃—合同—驗收—結算—支付”流程固化在系統中,形成層層數據控制關系,實現了工程項目從收入到成本支出、再到核算分析的全過程管理。
        三、系統運行的支撐保障
          1.制度保障。為保證系統規范有效運行,中鐵四局于2016年6月印發了《中鐵四局工程項目成本管理信息系統(V2.0)使用及運行管理辦法》。該辦法對系統的運行環境、流程設置、機構管理、權限管理、用戶管理等方面系統初始化工作制定了規范,對部分業務生效時間控制、業務審核審批時間要求等業務操作方面作出要求,并對系統應用效能考核、業務評比方面進行明確規定。
          2.技術支持。為保證系統正常運行,及時解決使用過程中遇到的各種問題,局成本管理部和各三級公司均設置一名專職系統管理員,軟件公司設一名專職維護人員,為用戶提供咨詢和服務,共同負責系統的運行和維護。系統使用過程中,系統開發人員定期征集意見,根據用戶反饋的問題和現場管理的需要,制定解決方案,對系統功能更新和升級改造。經過持續更新升級,目前系統的靈活性、易用性、穩定性大幅提高,系統適應項目能力得到進一步提升。
          3.人員培訓。為提高業務人員對系統的理解能力和操作能力,推動系統的正常應用,局和各子分公司定期組織開展人員培訓工作,培訓工作分專業、分層次進行,三級公司組織在項目開工前到項目部進行人員培訓,局階段性的對系統管理員和新開工項目人員進行集中培訓。截至目前,全局共舉辦了十一期操作人員培訓工作,培訓近2000余人次。
          4.現場督察。系統上線以來,中鐵四局組織開展了三次大規模專項督察活動,對系統應用情況按月進行書面通報,對于系統應用較好的單位進行宣傳和表揚,對于運行不規范的三級公司和項目部在交班會進行通報,以督促各級領導重視系統推廣和應用。今后,將成本管理系統應用納入成本督察范疇,形成常態化和制度化,以提高系統應用效果。
          5.系統自動打分排名。通過在系統中設置了一系列考核指標,分層級考核,局對各三級公司、局直管和代管項目的應用情況進行考核,三級公司對所屬項目部應用情況進行考核,考核完全由系統根據應用情況自動評分。按月在系統中公布排名和分值,將評比結果與單位領導班子考核兌現相結合,以鼓勵先進、鞭策落后。該方法的應用,促進了系統的規范性操作,提高了系統的應用效果。
        四、成本管理系統取得的應用效果
          (一)有效提升了企業對項目的成本管控能力
          1.執行力大幅提高。各項工作業務和流程得到了規范,專業壁壘得到消除,部門職責進一步明晰,形成了各負其責、分工負責的工作格局。通過各項業務審批流程的設置,加強了流程控制,規范管理行為、堵塞管理漏洞,使不照章辦事的人寸步難行,不照章辦的事辦不了,各種違規決策、不按制度和流程辦事的情況等得到有效遏制。成本系統的應用一方面促進實施各項辦法、制度的落地實施;另一方面,系統應用后,促進了各級管理機構在制度梳理、檢驗、修訂、完善上下功夫,使之更加適應管理自動化的要求,不斷優化項目管理辦法體系。以四局參建的蒙華鐵路項目為例,項目部在深入總結成本系統應用優點的基礎上,經過認真梳理、反復研討,修訂完善了19項項目管理制度。
          2.固化了成本全過程控制。系統通過資金卡控措施,將計劃—合同—驗收—結算—支付流程固化在系統中,形成層層數據控制關系。使項目成本管理做到了“事前有預算、事中有控制、事后有分析”全過程管理,實現了源頭計劃、過程控制、逆向追溯的成本管理路徑,為企業經營管理提供完整且具有邏輯關聯的管理依據。
          3.提升精項目細化管理水平。系統的推廣應用,為“法人管項目”提供了有效的手段,后臺對項目的管控能力顯著增強,企業管理形成了“小前端、大后臺”的管理格局,提升了企業集約化管理和項目精細化管理水平,工作變得更加高效、工作成果可存儲、可搜索、可計算分析和共享協同。
         (二)提高了項目利潤率和企業資金存量
          成本管理系統涉及成本管理的全部過程,從源頭上設定指標進行預控,通過流程審批加強了過程控制,通過核算分析數據反映執行效果。系統應用兩年多以來,在建項目的利潤率得到不同程度的提升,虧損項目數量大幅減少,項目盈利能力得到了較大幅度提高,系統作用效果成效。2016年企業利潤16.23億元,較2015年增長10.7%;虧損項目數量年度減少40.90%,虧損項目年度減虧金額11.97億元。
          系統設置了債務支付的審批流程,設定了債務支付比例上限,所有資金須公司相關部門審批后才能支付。通過債務支付整體統一籌劃、均衡支付,整體上降低了外部債務資金支付比例,提高了企業資金集中度和利用率。2016年企業資金集中度達85.76%,繼續保持高位;日均集中資金量達191.96億元,較上年度的171.6億元,凈增20.36億元,增幅11.86%。
         (三)創造了很大的溢出效益
          系統基本涵蓋了中鐵四局的在建項目,全局共有705個項目部使用了該系統,系統使用范圍創歷史新高,為系統更大范圍、更高質量的推廣,積累了寶貴的實踐經驗。中國中鐵經過分析考察,將中鐵四局成本管理信息系統2.0升級為中國中鐵成本管理信息系統V2.0,于2016年1月,開始在中國中鐵的18個二級公司推廣應用這個系統。目前,中國中鐵各成員單位共3959個項目上線運行該系統,系統在線活躍用戶9.5萬人,受到各單位的普遍歡迎和積極響應。經過兩年多的推廣和應用,系統安全性、實用性已得到海量樣本項目驗驗。
          中國中鐵工程項目成本管理信息系統在2015年中國建筑業協會主辦的首屆建筑業企業信息化建設案例中,被評為“全國建筑業企業信息化建設特優案例第一名”,在全國“互聯網+建筑業”研討會上進行經驗交流,得到了建筑施工行業企業的好評和認同。
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