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        商務管理信息系統

        青建集團股份有限公司

        建筑業商務管理信息化落地實踐

        ——青建集團股份公司商務管理系統建設案例

        一、背景

        青建集團股份公司(以下簡稱“青建集團”)及其所屬公司始于1952年,是一家以建筑業為主營業務,全產業鏈發展的綜合性企業集團。目前青建集團下設五個施工子集團,承攬了眾多項目,項目商務管理方面的各類業務繁多,與項目管理部門、財務部門數據銜接和共享的內容多,各子集團的業務流程不盡一致,各層級對成本數據的掌握不夠及時,部分事項未做到提前預控,如何高效、準確、及時的處理各類事務急需信息化系統的支持。

        近幾年青建集團自總部至各項目部在信息化開發和使用上一直在不斷的探索和修正中,為滿足實際業務需要,集團總部因勢利導,為加強集團的商務管理,制定了商務系統的開發實施計劃。目標是要實現與成本收益相關的合約簽訂、預結算管理、物資成本管控、收入與成本、款項支付等業務功能的全面協同和集成,優化各環節業務流程,方便基層業務的操作簡單實用,提升數據質量,實現流程一體化、數據共享以及預警管控。

        2016年年初進行商務系統一期建設,2016年7月份在試點項目上試運行,9月份正式在國內項目上推廣使用。2017年為了加強成本的預警管控進行商務系統二期建設,增加了各類業務的預警管理內容。

        二、目的

        充分利用信息化工具,以優化商務管理各方面的業務流程、提升工作效率、提高數據的準確性,做到部分特定風險的事前預警,達到在管理中實施創新,從管理中要效益,讓信息化管理成為商務管理的有力支持,并為其他業務板塊提供數據共享和信息化運用的案例示范。

        三、建設規劃方案

        青建集團商務管理信息化系統的建設思路按照公司信息化建設“統一領導、統一規劃、統一標準、分步實施”的總體原則進行設計,在平臺選擇、總體架構、數據規范層面統一考慮規劃,既能滿足當前系統建設的目的和業務管理的需要,又可滿足未來系統的可擴展性建設要求。

        具體建設原則如下:

        1、技術先進性:充分運用先進數據管理技術和SOA架構,結合項目的實際需求,建設高效、先進、開放的業務管理系統。

        2、安全穩定性:系統建設需選用穩定可靠的技術平臺和開發架構,結合詳實的需求分析及開發測試環節,使用良好的加密策略,保證系統應用的安全性和穩定性,滿足公司各主體業務應用。

        3、可擴展性:青建集團商務管理系統建設需考慮可擴展性,能夠靈活應對公司未來的業務擴展或系統對接。

        4、開放性:在進行系統建設時,實施方提供開放的應用接口,方便地與其他廠家應用系統進行數據交換,便于系統未來擴展。

        5、配置靈活性:系統應該具有良好的可配置性,滿足資源、業務需求的變化。

        6、友好易用性:為了使相關業務分析人員能夠快速掌握系統使用,要求開發出的應用系統易于上手,便于使用。

        具體建設方案如下:

        • 實現對合同的全生命周期管理,從合同簽訂到合同執行都要進行管控。
        • 實現租賃結算的自動化,根據計價方式、單價、結算日期等內容自動計算結算金額。
        • 統一集團物資庫,在全集團范圍內容梳理并建立統一的集團物資庫并由專人進行管理。物資在入庫時要根據總控計劃、需用計劃、合同清單進行入庫數量控制。
        • 統一集團標價分離模板,梳理并建立集團統一的標價分離模板,以便集團進行各類數據的綜合分析。
        • 實現成本的自動歸集,成本數據全部來源于實際業務發生,并且根據實際業務發生數據進行成本歸集。
        • 實現各類核心數據的鎖定控制,防止數據因各種原因導致變化而無法追蹤的問題,防控管理風險。
        • 實現業務預警,通過系統自動推送合同、材料、標價分離、利潤率、欠款等核心業務風險的預警信息。

        四、產品選型

        商務管理系統實施主要按照如下標準進行產品選型:

        1、技術要求

        商務管理系統必須基于具有自主知識產權的面向服務體系架構(SOA架構)平臺進行開發,開發平臺能夠良好兼容各類數據庫、中間件及Linux和Windows操作系統。

        2、供應商資質

        產品供應商必須具有良好的流程和質量管理體系,具有系統集成壹級資質、通過CMMI5級認證、通過ISO9001質量管理體系認證等。

        產品供應商的解決方案必須符合青建集團商務管理系統的建設規劃方案要求,同時應具有豐富的系統開發案例。

        3、產品選型結果

        經過綜合考評,最終采用文思海輝技術有限公司進行系統產品開發。

        五、建設過程

        實施建設按照“統籌規劃、突出重點、分步實施、講求實效”的實施原則,商務管理系統信息化建設已達到初步成效。

        1、統籌規劃:項目組制定完整而詳細的計劃,在項目實施過程中用戶方、施工方密切協同,及時溝通,按照項目狀況組織各類定期例會或者隨時召開緊急事項討論決策會議,有效保證整個項目的實施進度。

        2、突出重點:商務管理系統建設涉及業務范圍廣,根據業務管理需要,重點突出合同、物資、成本等核心業務。

        3、分步實施:一期實施完成合同、租賃、物資、成本、付款等核心業務,二期實施完成結算、預警等相關業務。

        4、講求實效:強調依托實際業務和現場情況,所有內容以可落地,易操作的指導方針進行系統建設。

        六、建設內容

        商務管理系統主要應用于公司整體商務管控,重點建設覆蓋從項目中標后到項目竣工結算的關鍵業務環節,包括:

        1、基本信息管理:主要實現用戶管理、角色管理、用戶授權、物資庫的管理、租賃庫、項目信息及項目參數的管理等。

        2、合同管理:主要實現對合同基本信息管理,包括補充協議和班組協議的管理。

        3、物資管理:主要實現物資總庫計劃管理、物資出入庫管理、物資調整及盤點管理??偪赜媱澐职姹具M行管理,物資入庫時受總控計劃、需用計劃、合同物資清單三重控制,取最小值進行入庫。每月對物資進行盤點,盤點的耗用金額將進行成本歸集作為本月的物資耗用。

        4、租賃管理:主要實現對租賃設備和租賃周轉材的管理。對租賃設備和租賃周轉材的需用計劃、清單、進場、結算、出廠的全過程進行管理。在結算時可以根據不同的租賃方式進行自動計算結算值,提高結算效率保障數據的準確性。

        5、造價管理:主要實現對標價分離、月度產值、分包產值、其他費用、實際成本、竣工結算的管理。標價分離分版本進行管理,統計時根據版本日期取用不同的標價分離版本進行計算。系統根據填報的分包產值、材料入庫、租賃結算、其他費用信息自動形成當月可歸集的成本,完成成本歸集后形成本月的成本數據和效益匯總。項目竣工后可以將項目的預計結算信息、審定結算信息、結算欠款信息等進行填報,從而實現了對項目從開工到竣工的全過程管理。

        6、撥付款管理:主要包括材料款、租賃款、工程款的審批及查詢。系統根據材料、租賃、分包的產值情況自動計算當期和累計產值,通過合同付款比例自動計算形成應付款信息,付款時會對超付信息進行提示和標注,同時可以實現項目不同供應商付款信息的查詢。

        7、報表管理:主要實現對合同、材料、租賃、成本、結算等相關信息的查詢,同時可以實現對各類核心簡報信息的存檔。

        8、鎖定管理:主要實現對合同、標價分離、月度產值、實際成本、結算等相關信息的解鎖和鎖定管理,并可以查詢解鎖日志。每月系統會自動鎖定合同、標價分離、月度產值、實際成本、結算信息,鎖定后所有的數據不允許修改。如需修改必須經集團有權限的管理人員進行解鎖后方可修改,并且對所有解鎖信息進行日志記錄,通過對成本鎖定的管理和解鎖的控制實現成本管理的規范化和保障數據的準確性。

        9、預警管理:主要實現對總包合同簽訂、臨時合同超期未轉正、材料批價超時、標價分離超期、成本未及時歸集,利潤偏差超預警范圍,業主欠款超比例等相關信息進行預警,同時可以設置預警的提醒周期和提醒人員。預警信息會通過手機短信和OCS消息的方式推送相關提醒人員,通過對各類信息的預警實現集團對各類業務的風險管控。

        七、建設成果

        1、合同實現全類型覆蓋,全周期管理

        合同管理涵蓋了總包合同、物資購銷合同、設備租賃合同、專業分包合同、勞務分包合同等共7種合同類型及班組協議,實現從錄入、審批、生效(反生效)、執行、結束的全周期管理,在合同生效階段通過對合同生效的分級授權,由子集團對合同的生效管理進行控制,有效防止合同的任意修改。所有物資合同都必須錄入材料清單,材料清單中物資的數量受總控計劃控制,實現了對合同物資數量的管控。

        圖-1 合同清單頁面

        2、建立統一的集團物資庫,實現數量和價格的雙管控

        在信息化過程中,通過對物資庫的梳理建立了集團物資庫,集團物資庫統一是物資信息化管理的基礎,目前集團物資庫由專人進行管理,解決了以前集團物資和項目物資各自管理導致物資管理混亂的情況,為集團物資的大數據分析奠定基礎。

        物資驗收入庫時物資入庫數量受總控計劃、需用計劃、合同清單數量三方控制,取其中的最小值,當大于可用的入庫數量時不允許進行驗收入庫。為了滿足鋼筋等特殊物資的實際到場可能略微超出合同的情況,增加了允許超合同數量5%的彈性控制。

        物資的單價和甲方批價全部通過合同控制,所有物資驗收入庫時自動帶入合同單價和甲方批價,且不允許修改,從而實現對物資的價格管控。所有物資的驗收小票要上傳系統,子集團材料部門審核物資時可以直接查看上傳的材料小票。

        圖-2入庫超可用數量控制界面

        圖-3物資小票上傳界面

        3、租賃結算信息自動計算,提高結算效率和數據準確性。

        根據合同約定的計費方式、結算單價和當前的結算日期,系統可以根據結算規則自動計算結算金額且不允許進行手工調整。通過系統自動計算結算金額,可以提高結算的效率和數據準確性,同時規避管控風險。

        圖-4 租賃結算信息界面

        4、統一標價分離模板,實現標價分離標準化。

        標價分離模板的統一是集團數據統計分析的基礎,所以首先進行了標價分離模板的統一工作,目前進入系統的所有項目均使用同一個標價分離模板進行數據導入。同時實現了標價分離的分版本管理,可以保障標價分離的有效性。

        圖-5 標價分離界面

        5、實際成本管控,實現數據歸集的準確性、及時性和可靠性

        通過系統錄入的物資信息、租賃信息、分包產值信息、其他費用信息自動匯總形成每月的實際成本,成本數據來源全部為真實業務發生,從而保障數據的準確性。每月對未及時歸集的數據進行預警,且每月結賬日后自動對成本數據進行鎖定,保障數據的可靠性。

        圖-6 實際成本歸集頁面

        6、付款管理信息透明化,防控付款風險

        付款時自動抓取業務數據,形成本期產值及累計產值,通過合同節點控制付款比例形成累計應付,通過過往付款數據形成累計已付,從而產生本次應付,通過本次應付控制本次申請,達到付款信息的透明化和對付款申請的控制。

        圖-7 材料款申請頁面

        7、完善的報表管理體系,分級匯總,集中分析

        目前系統共形成各類管理報表27張,核心業務簡報5張,包括合同簡報、材料簡報、租賃簡報、成本簡報、結算簡報,已經實現所有各級匯報全部使用系統報表數據為依據,且核心簡報全部可以進行存檔管理。通過系統報表各級管理人員可以實時掌握業務數據情況,提高業務工作效率,為集團決策提供數據支撐。

        圖-8 成本簡報頁面

        8、業務數據每月定期鎖定,保障數據有效性

        為了保證數據的及時準確有效,系統每月5號將上月的總包合同、標價分離、月度產值、實際成本、結算數據進行自動鎖定不得修改,如有特殊原因進行修改的,必須經集團有權限的商務管理人員解鎖后方可進行修改。所有的解鎖信息均進行日志記錄,各類數據的解鎖情況將作為子集團信息化考核的指標和依據。

        圖-9 解鎖日志界面

        9、核心業務及時預警,防控業務風險

        為了及時發現業務管控風險,系統設置了7類預警業務,包含總包合同超期未簽訂預警、臨時合同超期未轉正預警、材料批價不及時預警、標價分離不及時預警、成本未歸集預警、利潤偏差超比例預警、業主欠款超比例預警,所有預警均可設置不同層級的預警管理人員,且預警信息實現了OCS和短信的消息推送,保障業務人員能及時處理,管理人員能及時關注,從而防控業務風險。

        圖-10 標價分離預警界面

        八、經驗總結

        青建集團商務管理系統通過集團信息中心與業務部門的積極配合,集團領導的大力支持,目前已經能夠有效的支撐集團的管理業務,系統目前已涵蓋集團所有國內承建項目,所有項目的數據均以商務系統報表數據為準,同時通過預警的推送有效的對各類管理風險進行預控,防控集團管理風險。

        商務系統內部的管理內容已經比較完善,但是商務管理與財務管理的一體化集成尚未完成,目前集團也正在開展商務財務一體化的工作,希望通過財商一體化工作,打通財商數據,避免信息孤島。

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