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        海外物資裝備綜合管理平臺介紹

        中國路橋工程有限責任公司

        中國路橋工程有限責任公司

        海外物資裝備綜合協同管理平臺介紹

        隨著中國路橋工程有限責任公司(以下簡稱“中國路橋”)海外業務的迅猛發展,海外物資裝備的采購量及管理工作量也迅猛增加,作為海外項目施工極為重要的一個環節,物資裝備的全生命周期管理已成為項目能否順利完工、經濟效益最大化的重要因素,為了保障物資裝備采購各方協同效率和工作效率,中國路橋開發建設了海外物資裝備綜合協同管理平臺,實現固定資產采、運、用、管、養、修全生命周期閉環管控,提升了公司對海外一線的支撐服務能力及對物資裝備采購工作全過程的監管能力。

        一、公司物資裝備采購管理發展背景

        1、公司簡介

        中國路橋工程有限責任公司(英文縮寫CRBC)是中國最早進入國際工程承包市場的四家大型國有企業之一,2005年成為重組后的中國交通建設股份有限公司的全資子公司。中國路橋的前身是交通部援外辦公室,從1958年開始走出國門,承擔中國政府對外援助項目建設,1979年正式組建公司,進入國際工程承包市場。主要從事道路、橋梁、港口、鐵路、機場、房地產、工業園等領域的工程承包及投資、開發、運營業務,在亞洲、非洲、歐洲、美洲近60個國家和地區設立了分支機構,在建項目130多個,海外經營40年,承建了肯尼亞蒙內鐵路、塞內加爾捷斯-圖巴高速公路、莫桑比克馬普托跨海大橋等有地區和國際影響力的標志性建筑,榮獲了多項國內、國際大獎。

        肯尼亞蒙內鐵路(2018年ENR全球最佳工程優秀鐵路項目獎)

        2、建設海外物資裝備管理平臺的原因

        中國路橋在建項目具有地域廣、數量多等特點,同時相關的采購業務及管控的業務模式仍然是線下的手工處理的方式,由于涉及到大量的采購計劃、采購執行、發運、保險、退稅等事務及信息,且時間緊、人手少,經常出現這樣那樣的錯誤,公司物裝部、海外項目部、供應商、承運商、保險商等相關方無法協同工作、信息共享,也存在著票據丟失、信息不全、不易查找等問題。本平臺的建設就是要解決現在傳統的海外物資設備在采購管理、報關清關管理、運輸管理和出入庫管理等方面的低效、混亂的狀況,有效地提升海外物資采購和資產管理的協同能力和管理水平,實現流程優化、提質增效的目的。

        二、海外物資裝備綜合管理平臺系統架構

        1.平臺總體架構

        平臺總體架構

        整個平臺圍繞海外物資設備全生命周期業務展開,通過業務表單、業務流程對采購、報關、運輸、清關、出口退稅、入庫、出庫、固定資產相關流程進行定制,并以這些業務流程驅動業務開展過程管控。

        2.平臺業務架構

        平臺業務架構

        平臺主要使用人員為公司總部業務人員和外部單位供應商、貨代及合作單位相關人員,從供應商貨代詢價、定標,及供應商裝箱及貨代運輸、報關等都有具體的步驟和流程??傮w來講,對于外部單位,平臺提供了面向市場詢價比價的窗口,使其配合參與采購運輸全過程,也使需求方和公司總部業務人員能清晰的掌握采購進度,針對不同的情況做出相應處理。

        對于駐外機構機料部采購經辦人,需要發起采購計劃,經駐外機構審批后平臺將計劃推送至總部采購處,然后按招投標要求發起詢價,最后供應商報價完成經駐外機構定標之后,由公司總部詢價貨代繼續采購流程,經貨物運輸、報關、清關等操作后,貨物運至駐外機構聯系項目現場,進行出入庫管理工作。

        此外,公司物資裝備綜合平臺也與中國交建物資采購平臺做了對接,由于集團系統只管控由采購計劃發起到供應商招標,報關、運輸過程及后續出入庫目前并無管控,所以公司平臺將集團所需采購計劃推送至中交,經詢價和定標后,把定標結果取回到公司平臺,再執行后續操作。采購數據推送也按集團和公司采購限額要求做了分類,目前平臺能很好的滿足業務部門功能需要。

        3.平臺數據架構

        平臺數據架構

        平臺中各項基本信息皆來自于中國路橋主數據系統,其中組織機構、人員來自于人資系統,項目信息、代碼等來自于市場開發系統和工程項目管理系統,由主數據自動分發至海外物資綜合協同管理平臺。同時,對于簽訂的各類采購合同,由法律合同系統同步至海外物資裝備綜合協同管理平臺。

        此外,平臺具備公司合作商信息(供應商、貨代等)準入和管理功能,合作商信息在平臺維護后,推送至主數據管理系統,后再分發到合同、財務等業務系統。

        三、海外物資裝備綜合管理平臺主要功能

        1、采購業務流程

        采購業務流程圖

        業務流程主要分為3大類,分別是采購管理,運輸管理和出口退稅。以采購業務流程為例,用戶涉及公司駐外機構項目部、辦事處,公司總部物裝部采購處和相關供應商等人員,因平臺與中國交建物資采購系統對接,所以相關數額的采購直接推送至中國交建物資采購系統尋源定標,取最終中標結果返回中國路橋平臺進行報價確認等工作,進而進行供應商物料拆分、裝箱、貨代詢價及確認、貨代運輸、報關清關文件制作和出口退稅等后續工作。整個采購流完全根據公司業務制定,各業務環節連接緊密,環環相扣,完全為駐外機構和項目駐地需求方服務。

        業務方面,采購處可根據各采購計劃,合并和調整重新編制采購方案,將不同國別相同的物資、裝備同一批次或者不用批次在平臺中采購,也可根據采購物資的使用時間的長短進行材料購置計劃的制定,靈活方便,加強物資管理的同時,保證所需材料供應充足和及時。

        2、采購合同管理

        合同登記模塊是平臺直接從公司法律合同系統同步合同信息和相關內容,采購方案選定對應合同名稱后,合同類別、總金額、乙方信息及簽訂時間等關鍵字段自動同步,但需要在平臺中完善合同執行情況、付款信息等關鍵資料,平臺建立支付提醒,便于業務人員清晰掌握每筆訂單支付情況。后續采購合同管理模塊將與公司財務系統和報賬系統打通,形成業務流程審批及支付管理一體化管控。

        采購合同管理模塊

        3、貨物報關清關管理

        下圖為運輸處報關及通關模塊,對應采購方案,可清晰的查詢報關文件發票號、目的國、目的港、是否報關、是否通關等信息。

        貨物報關清關管理

        4、出入庫管理

        出入庫模塊包括采購入庫、調撥入庫、入庫結算及查詢、領料出庫、調撥出庫、出庫結算及查詢和固定資產管理等功能。通過手機APP、掃描槍快速識別采購物資的二維碼、條形碼信息,實現物資設備的信息提取,快速入庫。通過對駐外機構固定資產、配件、物資等范圍的采購需求、日常使用、出庫入庫、異動等過程管理,與海外物資裝備管理平臺最終實現物資裝備的全生命周期管理。

        出入庫管理

        5、平臺中物資裝備采購總進度查詢

        平臺提供物資裝備采購總進度查詢功能??舍槍γ恳粭l采購方案,查看其采購人員、相關采購計劃、采購進度、報關、運輸、清關等詳細情況。采購進度一目了然,對于出問題的環節,可以精準定位,聯系相關人員查找和解決問題,使用平臺后,間接的規范了采購流程,也提升了采購效率。

        平臺中物資裝備采購總進度查詢

        四、海外物資裝備綜合管理平臺應用創新點及成果

        中國路橋海外物資裝備綜合協同管理平臺的建成和使用,使物資管理信息全程透明、完整、準確,實現公司固定資產采、運、用、管、養、修全生命周期閉環管控,有效提高工作效率,保證工作順利開展,為前方生產一線提供優質服務,提升公司對海外一線的支撐服務能力及對物采工作全過程的監管能力。

        此外,平臺利用移動信息化、物聯網等新技術,與中國路橋OA辦公系統、主數據平臺、合同系統等系統有效集成,信息高效共享,提升了海外物資管理的數字化、自動化、智能化水平??偨Y起來,就是過程透明化,業務規范化,流程標準化,接口一致化,手段多樣化,最終降低成本及風險,為公司管理決策提供輔助支撐。

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