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        生態共享建設案例

        中國中鐵股份有限公司

           中國中鐵多年來持續研究深化財務改革的路徑,當財務共享服務逐步進入管理視野,中國中鐵進行了大量的研究和調研活動,思考如何在建設財務共享的同時,不僅實現財務管理體系轉型升級的戰略落地,同時提升整個企業的價值創造力,最終形成了生態共享的建設方案,旨在完成企業集團內部運營流程的全面閉環管理,延展外部環境的協同,以深化財務改革,支撐各個管理層級的精準決策為目標,以數據建設為路徑,使企業生態環境產生協同效應,形成優質大數據資產。

           自2016年6月共享建設開始,至2017年6月,中鐵一局、中鐵四局財務共享中心順利掛牌運營,標志著生態共享建設取得了初步成果,生態共享建設實現了流程、控制、數據、核算的全面規范性,數據由業務源頭一次錄入、自動制證,財務自動化程度覆蓋了90%以上的業務,業務倒逼、資金閉環管理、稅務風險控制、全面預算控制等多效合力,人員節約、效率提升、資金集中、風險管控的效果顯著,基于生態共享的數據中心,支撐股份公司、二級單位、三級單位、項目部四級管理決策,將各單位的數據實時反饋股份總部,對決策起到良好輔助作用。截至2018年初,中國中鐵共享中心建設已經在三十多個二級單位全面推廣,五個共享中心掛牌運營,服務于七個二級單位的7600多個賬套,各二級單位對共享建設熱情高漲,體現了共享建設方案及成果的廣泛適用性及可復用性。下文是中國中鐵生態共享建設方案簡介。

         一、財務共享中心的改革使命

          形成標準、輻射業務:財務共享中心的標準化體系涉及企業所有的經濟業務活動,將其輻射到業務前端、移植到所有成員單位,驅動業務端的標準化和集約化,更好地促進財務與業務的高度協同,從而推動業務的轉型升級。

        打造平臺、管理數據:財務共享平臺建設將完成對網絡、硬件、安全、機房、管理軟件的整體改造;財務共享中心為各層級的財務和業務提供結果和過程數據,是企業級大數據的重要來源。

        培養人員、騰挪輸出:財務共享中心通過大量、重復、標準化的工作來實現規模效應和培養基本功扎實的財務人員,成為全公司財務人員的培養基地,向未來的財務管理中心、資金中心、業務伙伴騰挪并輸送優秀的財務人員。

        孵化模式、積累經驗:財務共享中心建設是對集中共享組織模式的孵化,為后續財務管理中心、資金中心的組織模式變革積累經驗,對于適用集中模式的業務管理變革同樣也具有示范效應。

        二、財務共享中心建設的目標

           通過財務共享中心完成中國中鐵范圍內所有實體的會計核算、資金收付、財務報告編制以及通過信息系統實現預算管控落地、風險管控落地和輔助決策支持等其他共享增值業務。財務共享中心以高度標準化為基礎,按流程進行小組和崗位的專業化分工,由數量合理和技能配套的員工,在共享平臺上基于影像資料在線完成所有共享作業。

        財務共享中心作為財務體系內的一個組織,承擔其自身組織管理、人員管理、信息系統管理、制度流程管理的職責,在影像和原始單據分離的情況下,共享中心做好電子檔案管理,成員單位和項目部做好紙質檔案的歸檔和管理工作。

        三、財務共享中心建設的原則

            財務共享中心的建設遵循以下整體原則:

        國際標準、中鐵特色:以國際領先實踐為標桿,財務共享中心的建設具備前瞻性和拓展性;充分考慮改革背景、信息化現狀、財務人員培養等因素定制打造中國中鐵財務共享內涵和外延。

        理念變革、手段移植:財務共享中心的建設應當注重理念的變革管理,配套恰當的宣貫機制;財務共享中心的標準化體系和信息系統平臺應當能夠滿足高效地管理移植需求。

        整體規劃、循序漸進:財務共享中心建設應當在頂層設計的基礎上,進行整體規劃,遵照循序漸進的客觀規律,按照試點終端分布集中,并明確各階段的階段性建設成果。        

        四、財務共享中心的整體建設框架

            財務共享中心的業務范圍包括:預算工作、核算工作、資金結算工作、總賬及財務報表出具工作、內部標準化政策工作、運營管理工作以及海內外業務管理工作。

        其中核算工作包含:采購與應付核算、收入與應收核算、存貨與成本核算、經費及費用核算、職工薪酬核算、投融資核算、稅務核算、資產核算以及權益核算等工作。

        資金結算工作包含:對公對私的結算工作、內部資金上撥與下劃工作,銀行賬戶管理工作等。

        總賬及財務報表出具工作包含:總賬相關賬務處理、財務基礎報表出具工作、對內分析報表出具工作及對外披露報表的出具工作。前述核算工作所生成的基礎數據應能滿足總賬及報表出具工作的要求。

        共享中心內部標準化政策工作包含:財務政策解讀、共享中心標準化財務政策制定及共享中心財務政策優化等工作。

        共享中心運營管理工作包含:共享中心組織管理工作、人員管理工作、信息系統管理工作、電子檔案管理工作、呼叫中心管理工作等。

        需要特別提出的是隨著中國中鐵國際化業務的發展,越來越多的海外項目也必將成為共享服務中心的重點服務對象,為了保障中國中鐵全面實現“業財一體化”的建設目標,將國際化業務納入共享平臺勢在必行。

        五、財務共享的組織機構設計

           現階段在中國中鐵體系內成立中國中鐵總財務共享中心加局級分財務共享中心及區域共享中心模式,在財務共享中心內按照專業化進行分工,形成扁平化小組和崗位設置。

           隨著企業的不斷發展,和共享中心的不斷優化,未來可根據實際運營情況及運營效果研究是否建立統一的大共享中心。

           中國中鐵總部財務共享中心作為一個獨立的組織掛靠在中國中鐵財務部,各部門、分公司及直屬項目機構財務共享中心人員統一遵循局財務共享中心工作安排及考核。局財務共享中心作為一個獨立的組織掛靠在局財務部,財務共享中心人員統一遵循局財務共享中心工作安排及考核。

           局本部承擔戰略財務職能,具體包括戰略財務管理、制度管理、風險及內控管理、預算管理、資金籌劃、稅務籌劃和綜合管理。

           局財務共享中心承擔共享財務職能,具體包括資金集中結算、會計集中核算、會計報表編制、電子檔案管理和運營管理。

           分公司/項目部承擔業務財務職能,具體包括制度管理、風險及內控管理、預算管理、資金管理(第三方監管)、日常稅務管理、資產管理、經濟業務前端的指導和監督、經營分析、檔案管理和綜合管理。

        (一)財務共享中心工作組設置

           按照流程財務共享中心設置兩大類工作組:專業組和跨專業組。

           專業組:包括收入組、成本組、費用組、資產組、稅務組、資金結算組、總賬組、報表組。

           跨專業組:包括運營管理組、監察稽核組、數據資產組

        (二)財務共享中心績效考核指標設計

           財務共享中心績效考核的指標分別從標準化、服務水平、質量管理、業務效率和現場管理五個維度設置。

           標準化績效考核指標:關注統一的標準化體系是否進行及時地修訂和優化。

           服務水平績效考核指標:關注共享中心對投訴、疑問等需要溝通協調事宜的響應。

           質量管理績效考核指標:關注共享中心所處理業務發生差錯量其他影響服務質量的情況。

           業務效率績效考核指標:關注各類專業流程的流程處理數量、效率以及單據流程周期。

           現場管理績效考核指標:關注現場辦公場所是否整潔、有序,是否能夠為高效業務處理提供環境。

           共享中心的考核指標體系圍繞指標名稱、指標解釋、取值方法、衡量方式四大要素進行描述。

        六、財務共享中心人員隊伍建設

           形成一支專業扎實、結構合理、規模適當,發展路徑清晰的財務共享專業團隊;在財務共享專業團隊的土壤中,打造財務人才培養基地,為戰略財務和業務財務輸出人才。

           完成共享人員集中。明確共享中心人員素質要求,選拔財務人員從基層財務向共享中心的平穩集中。

           實現共享人員轉型。設計共享培訓內容,幫助共享人員適應共享和專業化分工模式。

           固化人員管理機制。在共享中心建立和運營過程中,完善共享人員發展規劃、日常管理、學習培訓、績效考核方面的管理機制。

           騰挪和輸出人員。依托中國中鐵財務人員發展路徑,協助財務人員建立職業發展規劃,促進共享人員的輸出。

        七、財務共享中心標準體系建設

        (一)流程標準

        形成中國中鐵統一的、承接財務共享中心專業化分工,持續優化的財務共享流程標準體系;流程標準體系包含全面的流程框架、清晰的流程圖和詳細的流程操作規范;流程標準承載明確的權責界面,嵌入完整的控制活動和稽核活動,對接財務共享平臺,輻射業務前端促進業務流程標準化。

        (二)控制標準

        搭建以“控制矩陣”為載體,以財務共享中心風險為控制對象,控制手段靈活、嵌入流程、固化于信息系統的控制標準體系。搭建包含控制流程、控制風險、控制活動、控制類型、控制頻率、控制目標及責任主體七大要素的“控制矩陣”。建立以“控制矩陣”為載體的控制標準體系,結合股份管理要求及共享中心運行情況,對控制矩陣及控制標準體系進行持續優化。

        (三)會計核算標準

        形成中國中鐵合規、明確、統一的會計政策,規范會計確認、計量、報告和監控等行為,保證會計信息質量,滿足各方對會計信息的需求;細化政策規定,體現業務特點和滿足公司管理要求;統一會計政策的選擇和會計估計,降低財務共享中心人員主觀判斷的程度和頻次,消除因會計政策或估計差異形成的數據口徑差異。

        (四)稽核規則

        形成簡單易讀、信息全面的稽核規則,稽核規則緊貼流程,要點清晰、描述準確,業務單據要素完整,保證稽核規則成為防范財務共享中心業務風險的第一道防線,成為保障財務共享中心工作效率的重要基礎。

        (五)數據標準

        形成統一規范的業務指標體系、主數據標準和代碼維度;支持財務共享信息系統平臺集中批量處理數據和信息的需求;配套規范統一的數據標準管理辦法。數據標準建設包括數據定義、數據梳理、制定數據規范、制定數據管理辦法等內容,其中數據定義旨在明確數據管理范圍,闡述數據內涵,避免二義性;數據梳理包括梳理數據提供方和使用方,梳理數據明細列表;制定數據規范包括數據屬性命名和定義,形成數據編碼規范;制定數據管理辦法包括制定數據管理流程,根據流程設立數據管理崗位和數據管理人員等。               

        八、財務共享中心制度建設

            財務共享中心根據部門各項職能歸納制定各項制度,形成完善的財務共享中心管理制度體系,從而將財務共享中心的日常管理和業務標準制度化、規范化。同時建立培訓、宣貫等機制,推動標準化的落地。

        財務共享中心管理制度主要包括標準化體系規范、運營管理規范、用戶操作規范三大部分。

        標準化體系規范是將財務共享中心的標準化體系建設成果進行制度化,包含流程標準、控制標準、會計政策標準、會計科目標準、核算規則標準、稽核規則標準及數據標準,以流程為線索,將標準化體系整合制度化,并隨著體系的更新進行修訂和完善。

        運營管理規范是對共享中心的日常運營進行明確的要求,包括人員日常管理、組織日常管理、文檔管理、信息系統維護、工作環境等內容。

        用戶操作規范包括內部用戶操作規范和外部用戶操作規范,為共享中心的工作人員和所有納入共享范圍的業務單位的員工提供共享系統平臺的操作指南。

        九、財務共享中心系統建設

        (一)系統建設的目標

        1.通過管理提升創造價值

        提升全面預算管控能力

        通過財務共享平臺建設,規范系統運行規則,為預算編制提供充分依據。將全面預算機制植入系統,實現從事后控制向全過程控制轉變,從人為操控向系統自動控制轉變。如:將業務預算和財務預算融合,達到財務事前指引和規范業務活動的目的;完善內部定額,提高責任成本預算編制水平;將資金預算與經費預算掛鉤,強化資金與成本費用協同管控;將經費預算與經費管控模塊掛鉤,實現經費預算剛性控制自動化。

        提升資金集中管控能力

        通過財務共享中心平臺建設,提升資金集中管控能力,可使企業的價值創造能力提升具備更大優勢;一是達到實時監測資金流向、流量、支付方式及資金分布、超限額資金自動報警、集中支付審批、信貸、票據等功效,強化資金事前策劃、過程監控、動態分析、量化考核。二是上收大額資金支付審批權限,集中出納業務,回收項目密鑰,遠程處理業務,實現資金支付關口審批的剛性控制。三是實時對資金運行動態監控,提高資金使用效率,防范資金風險。四是突破業主監管壁壘,推動資金催收、集中、上存及集中支付,盤活頭寸,增加收益。

        提升制度執行力

        通過財務共享中心平臺建設,結合內控管理及風險控制,以自動化的系統程序和標準化的管理體系為支撐,轉化為經濟業務活動管控的執行力,強化制度剛性控制,實現所有經濟業務事項按流程規范運行,所有支出按流程審批后辦理。如:系統融入“超預算開支業務申請單據無法提交”,“未履行業務事前審批流無法申請報銷”,“未履行審批流的支付單據系統無法傳遞給出納崗位”,“報銷款強制自動歸還備用金”,“超限額物資領料單自動報警”,“未履行勞務完工量簽認程序無法驗工計價”,“不符合合同支付條款的資金支付單據無法提交”等。

        提升工作質量和效率

        通過財務共享中心平臺建設,實現業務處理“四個統一”、基礎工作“四個提高”。

        “四個統一”:政策制度執行統一、科目體系及輔助設置統一、會計核算標準統一、業務操作規范統一。

        “四個提高”:一是提高業務處理、會計核算、報表編制、匯總分析等基礎性工作的標準化程度;二是提高報賬單、點驗單、發料單、計價單等業務單據數據轉化為會計信息的時效性和精確性;三是提高合同、施工圖、工程量清單、責任成本預算、物資需求計劃、職工考勤表、資產臺賬等資料數據轉化為業務財務信息的集成共享度;四是提高工作質量和效率。而且,由于業務操作流程固化,即使人員隨時變動,也不會對業務信息質量產生影響。

        提升風險管控能力

        借助數據聯通、信息共享功能與分析預警系統,建立預警、分析、決策管理模型和內部管理報表體系,完善動態分析、風險預警、趨勢預測、風險防范與評估等功能,將風險管理、經濟運行、關鍵業務環節相結合,探索適合企業自身的風險量化分析和風險監測預警的技術手段和實現方式,完善風險管控機制。

        2.支撐精準決策創造價值

        借助平臺功能,以數據聯通與信息共享為支持,一是實現財務分析、行業對標、風險預警、趨勢預測、績效評價等決策支持功能。二是強化經濟運行關鍵因素動態分析預警,解決相關信息不明晰、信息不對稱、歷史同期數據不可比、專業指標不易懂等問題。三是系統提供全面、準確、及時的參考信息,促使各級管理者逐步從經驗型決策向科學型決策轉變,實現以經濟活動分析支撐企業管理精準決策。

        3.生態良性循環創造價值

        在業財共享的基礎上,融入制度、標準、流程等管理體系建設業財共享數字化生態圈。業務部門加工業務數據,生成和驅動財務數據,財務部門分析財務數據形成財務信息,反映和控制業務信息,并反饋給業務部門,形成業財生態圈。業財生態圈的建立,對業務數據、財務數據全過程源頭化集中管理,實現企業以財務為驅動、業務為支撐、業財融合的良性循環。

        4.推動管理會計體系建設

        通過財務共享中心建設,實現業財共享服務體系,實現企業財務資源的更優配置,把集團整體財務工作進行合理劃分,實現業務支持財務、共享中心財務、集團戰略財務的財務管理體系。未來,業務支持財務更多的由系統自動完成,共享中心財務為企業集團統一提供專業的賬務處理,制證的高度自動化和流水線作業將使部分財務人員從日常核算業務中解脫出來,轉向財務管理等核心業務崗位,做好管理層決策分析的輔助工作。

        (二)整體信息化體系框架

        基于財務共享中心建設需求對股份信息系統進行整體規劃,采用“一個共享門戶、兩級云平臺、四層系統架構,六大應用體系”的設計思路開展統一設計和系統建設。

             

        圖3:生態共享服務體系整體架構

        一個共享門戶:共享門戶作為用戶訪問共享信息化體系的唯一入口,所有應用通過與門戶無縫集成,實現單點登錄,跨應用無障礙切換。用戶對應用界限無感知,提升用戶體驗,提高公司信息化水平。

        兩級云平臺:股份和各局在現有網絡基礎上,搭建統一的高速網絡通道;借助云平臺和虛擬技術,整合、擴容、升級現有軟硬件資源,形成龐大的計算/存儲資源池;在此基礎上建設平臺基礎服務,集中部署包含財務共享應用體系在內的所有應用。關于硬件采購,由中國中鐵進行統一規劃,各試點單位參照自行采購。

        四層系統架構:采用云技術和虛擬技術,中國中鐵財務共享中心信息系統架構分為共享門戶層、應用層、基礎服務層、資源層,層層依托,科學劃分,共同支撐企業管理運營。

        六大應用體系:六大應用體系:在應用層面,從功能定位劃分,將系統應用劃分為六大體系:業務系統協同、財務共享應用、資金管理應用、稅務管理應用、數據中心應用、移動互聯應用。其中主數據管理應用為一級架構應用,統一建設。在財務共享平臺建設期,優先建設財務共享應用及與其緊密相關的支撐應用。

        基于以上設計思路,平臺可以實現松耦合的設計模式,基于龐大的基礎服務和資源層,在應用層將傳統的“系統”轉化為可插拔的“應用”。

        (三)系統建設內容

        資源層:依托總體應用框架,通過改造升級現有網絡環境,整合、擴充、集中現有硬件資源,將計算/存儲資源虛擬化,形成云平臺基礎設施。

        服務層:基于資源層,通過封裝服務等手段搭建包括統一認證、流程服務、接口服務等在內的統一的基礎服務平臺。

        應用層:依托及原有業務系統、財務系統,在此基礎上適當改造成本系統、核算系統,進行歷史數據清理與遷移,新建主數據管理、網報系統、共享管理、稽核監督、績效評價、影像管理、經濟運營分析應用及其他綜合管理應用,應用系統間通過企業服務總線和流程平臺實現深度集成,通過分步實施,持續優化,逐步建設形成以共享中心為核心的企業整體信息生態系統。

        (四)財務共享應用及其相關應用介紹

        1.與共享銜接的業務系統

        成本系統應用:支撐集團業務管理需要,覆蓋施工板塊全面業務管理,滿足成本精細化管理的要求,業主合同管理、責任成本預算編制、成本控制、成本核算、債務形成,數據滿足決策需求,與共享平臺數據銜接,接入共享影像應用,業務實時推送共享報賬,由于共享銜接要求和業務數據資產統一要求。

        物資系統應用:與成本系統集成的物資系統,負責項目物資的計劃、采購、出入庫、成本核算、債務形成各項管理,與共享平臺全面集成。

        物資貿易協同平臺:物貿公司應用的物資貿易協同平臺,與物資系統、電商平臺、共享平臺全面集成,對向集團外供應商進行物資采購、出入庫、供應、資金計劃進行全面管理。

        其他業務系統:支持共享財務中心其他業務流程,包括機械設備系統、法務系統、電商平臺、稅務系統等。

        2.財務共享應用包括以下內容

        共享門戶應用:共享門戶為財務共享應用及相關各應用的統一入口,實現用戶的統一認證及單點登錄,用戶對系統界限無感知,提升用戶體驗。

        共享報賬應用:共享報賬是企業全面標準化建設應用,覆蓋股份公司九大業務流程,滿足業務精細化管理的需要,包括表單引擎、流程引擎、制證引擎、業務接口等,支撐單據的錄入或業務系統數據引用、影像掃描、單據審核、自動制證等功能,同時是預算管理平臺,實現業務歸集、業務轉換、預算編制、預算控制等功能。

        共享財務應用:負責共享中心管理,包括共享財務的管理、業務分組與分發;處理經報賬應用傳遞過來的會計交易,審核形成會計結果;集成多維數據庫設計的共享財務核算功能,形成業務融合型財務數據;管理財務共享中心財務核算領域內人員、組織、服務效率和質量等方面的評價。包括共享基礎管理、共享財務處理管理、稽核和評價、多維數據財務、專項財務管理、資金平臺接口等內容。

        影像檔案應用:與業務協同及報賬應用集成,在報賬時掃描原始憑證,生成標準規范的電子影像數據并存儲,支撐報賬審批及會計處理,同時支持相關系統鏈接檢索影像數據等功能。

        移動互聯應用:為企業門戶、流程審批、領導查詢提供移動互聯應用支撐。

        3.財務共享應用緊密相關的應用

        數據中心應用:數據中心應用包括數據規劃、數據采集、數據清洗、數據分析四大功能體系,其中主數據管理是數據規劃的重要體現,是共享建設的基礎,統一數據標準,統一數據口徑,確保各業務系統使用的主數據是一致的。主要管理組織、部門、人員、會計科目、往來單位、客商信息、物資目錄、機械目錄、基礎字典等主數據信息,通過采集、清洗形成的主數據,為后期系統聯通提供了最大的支撐;數據建模分析是數據應用的功能,包括管理報表、財務報表的轉換,數據挖掘及分析展現、風險預警等。

        資金平臺應用:支持共享中心的資金收付的結算業務。以付款業務為例:財務共享中心將各單位付款指令傳遞到資金平臺集中處理,資金平臺依據付款賬戶及付款指令差異確認最終支付方式并完成付款,付款結果會在線上傳回共享中心作為賬務處理依據。

        稅務管理應用:銜接金稅或者百旺集團版和國稅平臺,支持業務系統、報賬應用的增值稅發票實時認證,支持增值稅發票申請的推送和開具,稅務報表的生成與報送。

        經濟運營分析:在數據中心應用的基礎上,不斷進行數據應用建設,為管理層進行決策、業務分析與監控等提供支持。以股份各業務系統以及外部數據為數據源,進行數據的抽取、處理、歸集,進入股份統一數據倉庫,基于此進行數據的挖掘分析。

        (五)財務共享中心系統架構

        財務共享中心平臺采用基于SOA、面向多用戶端和大型數據庫的多層體系結構,主要包括數據層、業務邏輯層和表示層。

        從系統架構來講,財務共享中心由客戶端(瀏覽器)——WEB服務器——應用服務器——數據庫服務器組成。

        客戶端:使用主流瀏覽器系統(IE/chrome等)進行業務處理。支持電腦、手機、PDA等多種接入方式,滿足多種業務應用場景。

        WEB應用服務器:基于SOA組件化設計,支持應用服務可定制、可擴展;支持應用服務器的動態負載均衡,可充分保證系統在大事務環境下的高性能、穩定性,全面提升系統抗崩潰能力。不需要安裝任何第三方商業中間件系統,保證應用的安全性。

        數據庫服務器:采用主流關系型數據庫適配引擎、數據緩存技術,可高度支持數據庫的應用,充分保證數據庫操作的高效率。只有服務端應用才允許訪問數據庫,客戶端應用只能通過服務端應用獲取數據。

        連接方式:適合局域網、廣域網等多種連接方式。


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