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        中鐵二十二局集團業財融合共享平臺建設

        中鐵二十二局集團有限公司

        中鐵二十二局集團業財融合共享平臺建設

        一、業財融合共享平臺實施背景

        施工企業工程項目遍布全國各地,具有地域分布廣、成本單元分散的特點。遍布全國的分布造成管理制度的傳遞效率和質量差,管理鏈條長,項目執行不力,且上級單位不能及時掌握所屬項目的財經運行情況,往往以過程中的審計檢查為管控手段,時間上存在滯后性,事后追責的方式,造成亡羊補牢,為時已晚。

        尋求事前控制、過程管控的管理方式,切實做好法人管項目,是施工企業提升管理水平,落實提質增效的重要舉措。

        中鐵二十二局集團于2004年成立,下設14個子分公司、10個區域經營指揮部,分布在北京、廣州、天津、重慶、西安、廈門、哈爾濱及雄安新區等核心地區,施工項目部遍布全國各地。管理跨度大、管理層級多、業務人員水平參差不齊,造成會計基礎工作薄弱,會計核算不規范和內部管控效率差,對集團公司的健康發展造成了一定的影響。加之近年來,建筑行業競爭日趨白熱化,施工企業產高利低的窘態日趨嚴重,項目的施工難度越來越大、預期收益越來越低、回款條件越來越苛刻,加上近年來企業規模不斷增長,對信息質量的要求、管理制度的落實、管理水平的提升都提出了更高的要求,提升企業精細化管理水平,提高管理效率,全面落實提質增效的需求越來越迫切。

        在中國鐵建股份有限公司的整體部署下,中鐵二十二局集團經過精心的調研和周密的籌備,在總結原有信息化系統的基礎上,吸收系統內各成員單位的智慧結晶,結合企業自身實際情況開發了業務融合的財務共享平臺。

        二、業財融合共享建設歷程

        • 2018年9月至2019年3月為籌建準備階段。期間,成立共享中心籌備組,先后赴系統內先進單位調研學習,完成辦公室裝修、人員招聘,商定實施方案。
        • 2019年3月至4月為需求梳理階段。期間,圍繞財務共享平臺建設,赴股份公司財務共享創新工作室對基礎表單進行全面梳理,并確定了業財融合共享平臺的建設方案。
        • 2019年5月至6月為系統設計與試點運行階段。期間,共享中心、久其金建實施人員進駐辦公區,搭建軟件平臺,完善系統,完成業務標準測試等工作。指定所屬的二公司6個在建工程項目納入共享平臺實施試點運行。針對試點過程中存在的問題,及時溝通,主動尋求解決方案,優化了系統、達成了共識、解決了問題,為全面上線奠定了堅實基礎。
        • 2019年7月至9月為培訓上線階段。7月底對試點運行情況進行總結分析,自8月1日起,二公司全面上線,全部業務納入共享服務。8月19日開始對所屬單位啟動了全面的上線培訓,共計8場培訓,每場培訓5天,參加培訓人數1242人。

        目前,二十二局財務共享中心已建成了總賬、合同、稅務、報賬、資產、資金、應收應付等管理模塊,具備了全面上線的條件,目前已從建設階段正式轉入運營完善階段。

        三、業財融合共享平臺的主要特點

        中鐵二十二局財務共享建設是中國鐵建施工板塊的最后一家,盡管起步晚,但二十二局腳踏實地、除陳布新。該平臺引入了智慧財務的理念,將系統數據高度集成融合,切實做到了“流程聯動科學化、資金使用透明化、成本管理精細化、業務數據信息化”,加強了財務管控,實現了高起點、高標準、高效率、高水平的建設要求,起到了業財融合的效果。綜合來說它具有以下幾個特點。

        一是系統易用

        系統表單是最直接的交互界面,需要固化管控思路和審批流程,簡單、易用的表單是決定了共享系統接受程度和工作效率的基礎,為此我們投入了大量的精力去優化完善。充分站在使用者的角度考慮問題,將大量的會計專業術語轉化成業務術語,對表單的內容進行重新分類,對無效內容進行精簡刪除,大大提升了表單的易用性、實用性,使系統的界面簡易,視覺清晰,表單填制簡單高效。同時,人性化的表單設計,減輕了項目部二次培訓的壓力,最大程度上避免了財務代提單的情況,對未來的減少項目財務配置,降低共享中心運營成本和財務管理成本奠定了良好的基礎。

        二是業財融合

        對系統內的表單進行了分類,按照部門職責分工將表單劃分了財務、物資、經管、全員四大類,各類業務的全部流程都由實際經辦人員負責,如:分包合同登記、分包合同計價、分包合同資金計劃、取得分包發票、支付勞務款全部由經管部門負責;采購合同登記、物資點收、物資合同資金計劃、取得物資發票、支付購貨款全部由物資部門負責。

        分工更加明確、權責更加清晰,促進了項目部個部門的分工協作,加強了部門間橫向溝通與聯系,促進了管理協同,保證了管理信息的對稱性,增強了制度執行的可靠性,起到了業財融合的效果。

        三是智能核算

        對經濟業務的類型進行梳理,按照會計準則、業務管理規范的規定,在表單中預置了大量的邏輯公式,工料機業務全部實現了自動生成會計憑證的摘要、憑證、金額、輔助信息,避免了業務人員選擇會計科目,同時數據自動寫入到業務賬《合同執行情況》,使全局的會計憑證、工料機合同執行情況表都按照統一的標準生成,使系統在會計核算方面更加智能。同時,便于縱向匯總、橫向對比,對未來的數據加工與分析打下了基礎。

        四是功能創新

        二十二局共享平臺目前的功能主要是業務核算、審批管理、稅務管理、合同管理。在業務核算方面,緊跟國家稅收最新政策,將差旅費進項稅額自動計算生成,確保準確性,減輕工作量;在業務表單中預置了大量的邏輯公式,工、料、機業務全部實現了自動生成會計憑證的摘要、科目、金額和輔助信息,避免了業務人員隨意使用會計科目,審批管理方面,通過在表單中嵌入大量計算公式、邏輯控制,自動執行集團公司財務核算與管理規定,大量業務都能在提單環節實現系統自動管控和提醒,降低了退單率。

        稅務管理方面,通過優化設計,加強了對增值稅進行稅額及分包抵扣增值稅額的管理,優化了《開票申請單》,使發票的開具與銷項稅額的確認保持了同步,減少了增值稅的稅會差異,能自動生成《增值稅納稅申報表》,為稅務籌劃提供及時、準確的基礎數據。合同管理方面,合同是經濟事項的基礎,也是成本、資金、稅務管理的起點。我們把合同管理作為獨立模塊,按經濟類別對合同進行分類,建立標準的合同臺賬,將合同管理信息納入標準化管理,使合同執行與債權債務關聯,債權債務數據與資金預算、資金支付申請關聯。其中每一個環節均以合同信息作為基礎,通過合同信息將債權債務、資金計劃、資金支付四個環節實現有機串聯。

        五是審批智能

        把經濟合同管理管控要點形成數據,變圖片為信息,可實時反映合同的執行情況;把費用報銷標準、履職待遇級別等審核標準植入相關單據,作為財務審核、支付把關的要點,無合同信息不能提單,超債務付款無法提單,超標準報銷實時提醒,使預警前置,強化過程監督,倒逼制度執行,有效杜絕“無合同結算,超合同結算,超結算付款”等情況發生,規避了風險。通過在表單中植入管理制度、嵌入運算分析、強化邏輯控制、凈化審批環節,可自動執行集團公司財務核算與管理規定,大量業務都能在提單環節實現系統自動管控和提醒,降低了退單率,提高了工作效率。

        六是權責清晰

        單據的填制與附件的掃描,都按照“誰經辦,誰負責”的原則設計,減輕財務工作量的同時,強化財務的“審核”職能,增強財務人員的管理意識、監督意識,提升協調能力,為建設戰略財務、管理會計體系打好基礎。同時,通過會計語言與業務語言的交互,使業務人員逐漸認識財務工作、掌握財務知識、重視財務制度、服務財務管理,最終實現財務與業務一體化。

        七是培訓到位

        財務共享上線培訓是全面提高認識,確保平穩運行的關鍵,財務共享上線工作不是簡單的更換軟件,而是企業財務管理模式的重要變革。整個培訓工作具有“定位高、受眾廣、時間長、內容全”四個特點。每場培訓會前都由集團公司財務處、上線單位的主管領導召開了動員會,提高重視程度;與項目負責人召開座談會,專門介紹共享上線后的變化與管控要點;對財務、物資、計劃三個部門的人員,從報銷業務到合同業務,進行講解、練習、考試,確保參會人員都能弄懂會用。就目前已上線單位的情況來看,已上線單位切換順利、運行平穩,達到了預期的效果。

        四、結語

        隨著會計準則逐漸趨同、減稅降費力度越來越大、人工智能和OCR識別技術進一步成熟,我們將繼續對財務共享平臺進行優化,逐步推進共享中心向核心業務延伸,落實資金管理、財企銀企直聯、全面預算、賬表一體化等多方面內容,將共享中心打造成數據平臺、管理平臺和轉型平臺。實現財務處理流程化、業務操作標準化、流程聯動科學化、稽核監督常態化、資金使用透明化、成本管理精細化,為企業管理打好基礎,成為堵塞項目管理漏洞、提升過程管控的重要抓手,進一步發揮財務管理在企業快速發展中整合信息的突出作用;持續提升財務管理的價值創造能力、決策支撐能力和風險防控能力;彰顯財務管理在企業管理中的核心地位和戰略作用,助力企業管理轉型升級、提質增效。

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