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        施工企業項目管理信息系統(PRP)助力項目履約能力提升

        中國電建集團貴州工程公司

        2015年,在中國電建集團的策劃指導下,貴州工程公司通過施工企業項目管理信息系統(以下簡稱PRP系統)的建設,全面提高工程項目的策劃能力、資源配置能力和過程管控能力,支撐企業轉型升級,打造陽光工程,保證工程質量和綜合效益。PRP系統包含了項目策劃、進度管理、資源管理、成本管理、項目考核等項目管理中的全部要素,可形成真實的基礎數據,同時,隨著國內、國際項目越來越多,項目數據積累成為企業的知識寶庫,為企業開展內外部對標提供依據,為企業發展大數據、云計算的建設奠定基礎。

        一、PRP系統建設回顧

        (一)貴州工程公司簡介

        中國電建集團貴州工程公司(以下簡稱貴州工程公司)于2015年11月27日在貴陽成立,是由原中國電建旗下的貴州一、貴州二兩家公司重組整合而成。作為國家大型一級火電建筑、安裝綜合性施工總承包企業,貴州工程公司以打造“國際知名、國內一流”的綜合實力強、結構優良、資源優質、業績優秀的質量效益型工程公司為目標,實施一體多元發展,已形成電源傳統業務、海外業務、基礎設施業務、新能源業務和傳統延伸業務五大市場板塊協調運作的大型綜合業務格局。重組整合后,公司按照“凝心聚力、戰略給力、管控有力、提級升力”的戰略發展思路,重塑“知行合一,價值創造”的核心價值理念,在市場營銷、運營管理、資源配置、價值創造等方面實現了1+1>2的化學效應,實現了大跨越式的發展,成為國企重組企業的典范。

        (二)PRP系統的建設的思考

        隨著中國電建集團貴州工程公司項目數量迅速增長,在建國內外項目已達上百個,項目涵蓋類型多、地域分布廣,但各項目的管理水平參差不齊,很難通過傳統管理模式進行管控。調研中我們發現公司缺少項目管理的綜合平臺,無法積累和復制優秀的項目管理經驗,不能形成企業對標與發展的知識庫。因此,必須實施項目管理標準化,信息化手段改造我們的工作流程,提高企業的經營效率,降低經營成本,提高項目履約能力,全面促進管理提升,已是公司發展的迫切需要。

        1、PRP系統的建設是落實集團發展戰略的關鍵措施

        中國電建的戰略目標是成為具有國際競爭力的質量效益型世界一流企業,其落地根本是強有力的項目管理能力,通過PRP系統的建設,全面提高工程項目的策劃能力、資源配置能力和過程管控能力,支撐企業轉型升級,打造陽光工程,保證工程質量和綜合效益。

        2、PRP系統的建設是積累和復制優秀項目管理經驗的重要載體

        通過PRP系統,將項目管理信息化先進單位的優秀項目管理經驗進行積累、總結、提煉、復制與推廣。同時,PRP系統建設與推廣過程,是項目尋求管理最佳實踐的有效路徑,是實現施工企業項目管理經驗分享、相互促進和共同提升的最佳契機。

        3、PRP系統的建設是實現企業精益管理提升的最佳平臺

        通過PRP系統的實施,每一個崗位、每一位員工都在思考、梳理、完善自己的工作流程,將相關管理職能、管理對象、管理要素納入成本管理軌道,借助系統對成本目標及實施過程進行計劃、執行、控制、調整和分析,從而帶來企業項目管理能力的提升,也為PRP(項目管理)-ERP(企業經營)-GRP(集團管控)管理體系的縱向貫通奠定了堅實的基礎。

        4、支撐企業對標與發展的知識寶庫

        PRP系統包含了項目策劃、進度管理、資源管理、成本管理、項目考核等項目管理中的全部要素,可形成真實的基礎數據,同時,隨著國內、國際項目越來越多,項目數據積累成為企業的知識寶庫,為企業開展內外部對標提供依據,為企業發展創造有利條件,也為集團大數據、云計算的建設奠定基礎。

        二、PRP系統建設

        (一)PRP系統模塊功能

        PRP系統即施工企業項目管理信息系統,英文為Project Resource Planning因此簡稱PRP。PRP系統從工程管理的全要素出發,以項目管理手冊為基礎,系以WBS為主線,貫穿進度、質量、成本、安全四要素,通過項目全生命周期的過程控制、管理,實現了過程成本、進度的自動采集、匯總;并通過預警推送機制,實現了進度偏差、成本偏差等三級預警;為實現EPC全產業鏈管理、ERP企業管理、設計施工一體化等奠定基礎。12個子系統主要功能介紹如下:

        項目綜合管理是項目部對項目策劃、項目組建、客戶溝通、項目動態、項目收尾等貫穿整個項目過程中的綜合管理模塊。

        進度管理模塊共有里程碑計劃、項目總體計劃、期間計劃、計劃反饋、計劃檢查及計劃調整等功能項。

        成本管理模塊實現人、材、機等資源的實際成本歸集,進行實際成本與預算成本的對比。

        材料管理主要包括基礎數據、采購管理、倉儲管理、查詢分析等四大方面。

        分包管理是工程總承包單位根據工程實際情況可以將承包工程中的部分工程發包給具有相應資質條件的分包單位,并對其進行全方位監督管理。

        機械設備管理是對項目的機械管理的工具,涵蓋了機械的分類、機械需求計劃編制、機械租賃合同的簽訂、機械租賃的結算、機械臺賬跟蹤等管理,實現了對機械設備的管理及機械設備需求與實際使用的分析。

        資金管理是公司總部對所有承建項目的資金計劃進行管理的工具,涵蓋了從資金計劃的編制、計劃的審核、計劃的執行,實現了資金計劃的收入支出匯總,根據收支平衡的原則進行項目資金的管理。

        安健環管理是公司總部對所有承建項目的安健環進行管理的工具,涵蓋了從HSE控制計劃的編制,HSE的執行,HSE檢查整改等管理,實現了安健環的分級管控和預警分析。

        技術資料管理是PRP系統對整個項目運行中,產生的技術資料的收集模塊。其功能包括了技術資料目錄、技術資料上傳、技術資料查詢等內容。

        (二)建設原則

        圍繞國際通用的項目管理價值理念,將項目施工進度、成本分解結構和QHSE體系固化到系統,按照“統一規劃、分步實施、分批驗收” 的原則,建設“管用、適用、易用” 的施工企業項目管理信息系統。

        (三)技術路線

        青島鴻利軟件有限公司作為設計并研發單位,充分考慮國際國內項目網絡環境的不同,按照國際版、國內全功能版和國內簡化版三類版本進行設計建設。

        (四)建設歷程

        2015年至今,PRP系統建設先后歷經了調研策劃、方案制定、系統開發、試點運行、種子培訓、系統推廣等六個階段,具體如下:

        (五)實施效果

        1、項目管理要素全貫通

        2、決策首頁

        3、形成預警體系

        通過12個模塊的97項數據的動態監控及預警偏差的消除機制,搭建涵蓋事前預警、事中控制、事后分析三個環節的預警體系,保障各項目標的在控可控。

        以HSE控制計劃為例事前預警:

        以分包結算為例進行事中控制:

        以質量缺陷為例進行事后分析:

        4、過程管控能力提升

        PRP系統將分包結算與工程進度緊密關聯,避免超結超付,從而提高分包管控能力。

        三、PRP系統建設重難點問題的分析和解決思路

        (一)統一技術平臺

        系統建設時,平臺的配置性、擴展性等尤為重要,以往的系統建設不重視平臺或者未考慮長遠規劃,導致公司的系統建設工作一直在選型-建設-廢棄-再選型-建設-廢棄的循環中,既浪費人力財力物力,也影響了公司的快速發展;另外以往的系統建設中普遍未實現與財務會計憑證的關聯、組織機構與人力資源的關聯、賬戶數據與集團4A統一認證的關聯,容易造成數據冗余,數據一致性和利用率的提高。

        本次PRP建設,統一選用鴻利公司等內部單位進行建設,采用集團統一采購的開發平臺,累計節省施工企業平臺采購費用2800萬,該平臺支持70%配置,20%擴展,10%集成的“721”的開發模式,在大幅提高開發效率的同時,也為后續數據集成和業務貫通奠定良好的基礎。

        另外PRP系統建設中,充分考慮系統的擴展性,采用webservice接口方式方便企業加強與項目部各項業務的貫通,例如項目組織機構與人力資源系統的打通、項目采購與招標與采購平臺的打通、項目支付憑證與財務系統的打通、單項目數據與多項目對標的打通等,實現對項目進度、分包、成本、質量、安全等方面的全面掌控,提升子企業的資源配置能力和過程管控力。

        (二)形成項目管理標準化

        現行的項目管理,存在流程處理復雜、匯報格式多種多樣、數據分散等問題,如何梳理業務流程,收集、整理形成適用于各種施工項目情況的管理標準化是系統建設的難點和重點。

        PRP建設過程中,經過兩輪最佳業務實踐的收集,匯聚15家施工企業的信息化建設最佳實踐,實現將貴州工程公司、山東電建三公司、核電公司、上海電建等單位優秀項目管理經驗的集成共享,包含12個基礎模塊97個功能子項,形成適合中國電建施工企業項目管理標準化,并作為最佳實際內置到PRP系統中,形成企業項目管理標準(包括表單、審批流程和報表工具)。

        (三)強化項目過程管控,提升項目風險防范能力

        如何通過項目管理系統規范施工現場管理,如何利用系統收集到的一手項目數據,匯總、分析形成有利于項目決策的數據,進而規避項目風險,提高項目的抗風險水平是衡量系統成功與否的重要因素。

        PRP系統中通過規范化、標準化、科學化的過程控制,使項目執行過程中的各項業務聯動起來,每個環節都有著較為合理的控制點以及科學決策依據,降低運營成本,提高經營效益,提升管理水平;并且針對項目履約過程中重要風險點,系統內置12個模塊的97項數據的動態監控指標,緊緊圍繞進度、成本、質量和安全四大要素,搭建涵蓋事前預警、事中控制、事后分析三個環節的預警體系,通過自動化、智能化的預警推送,及時跟蹤各項業務分解目標,及時糾偏,保障生產經營各項目標的可控在控,實現項目順利履約。

        (四)系統理念轉移和貫徹

        系統建設的兩個關鍵階段,一是系統是否符合實際業務需求;二是系統管理理念能否傳達給最終用戶,并得到他們的認可。很多失敗的案例非是系統本身的原因,系統功能強大、業務貼合度高,最終反而失敗的原因往往是最終用戶無法理解系統理念,或者隨著實施人員的撤離,系統應用虎頭蛇尾,導致系統建設最后失敗。

        PRP系統從建設初期就提出種子選手理念,種子選手全程參與PRP系統的建設各階段,包括設計、開發、培訓、上線等,隨著種子選手的不斷成長逐漸稱為種子教練,進而繼續培養種子選手,不會因為軟件人員的撤離而形成知識真空;

        培訓方面提出“分級培訓、核心帶動”的培訓策略,對不同崗位、不同層次人員進行側重點不同的培訓;PRP實施組以培訓種子選手、核心用戶為主,進行優先培訓,然后由種子選手和核心用戶培訓最終用戶,最終帶動所有的用戶。使用戶不再被動的接受知識,而是變“學生”為“老師”,加快核心用戶的成長過程,盡快成為合格的種子選手。保證系統理念能得到正確的傳遞和有效的貫徹。

        四、PRP系統建設的心得分享

        (一)促進項目管理標準化

        借助PRP系統建設契機,貴州工程公司認真梳理業務流程,實現項目管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化、信息可視化;統一WBS、成本科目、危險源庫、質量驗評庫、物資編碼等。標準化工作加快了資金流、物流、信息流的整合和共享,有效推進項目優秀管理經驗的推廣和應用。

        (二)強化項目過程管控

        通過規范化、標準化、科學化的過程控制,使得項目執行過程中的各項業務聯動起來,使得每個環節都有著較為合理的控制點以及科學決策依據,降低運營成本,提高經營效益,提升管理水平;通過自動化、智能化的預警推送,緊緊圍繞進度、成本、質量和安全四大要素,及時跟蹤各項業務分解目標,及時糾偏,保障生產經營各項目標的可控在控,實現項目順利履約。

        (三)提升項目風險防范能力

        通過對項目核心要素的策劃,從源頭確定項目目標,把握項目管理方向,利用信息化手段嵌入PRP系統,提前做好風險預控措施,使項目管理行為系統而有序的推進;通過PRP系統的應用,提升了QHSE數據化程度,形成PDCA循環,保障現場施工質量和安全,同時也為分包結算、分包商評價提供及時有效的數據支撐。

        (四)提高項目分包管控水平

        通過建立規范的分包商準入機制,企業合格分包商庫作為PRP系統中項目分包的唯一來源,實現陽光招標,鎖定優質合作伙伴,提高項目的抗風險性;將分包結算與工程進度緊密關聯,偏差自動預警,避免超結超付現象發生,規范分包結算行為。

        (五)保障物資成本在控可控

        通過PRP系統,從公司到項目建立了一整套物資管控流程,涵蓋物資需求、采購計劃、尋報價、合同到庫存管理的整個流程;系統具有數據關聯性強、前后數據關系環環相扣、供應商管理規范等特點,極大地規范了物資的采購過程,解決了需求數量不準確、到貨不及時等問題,使項目物資成本可控在控。

        (六)形成有效的工程數據積累

        項目工程數據形成企業定額,為承包、預算、分包和市場報價提供數據支撐,可用于同類項目策劃,避免新項目從零開始,統籌規劃,優化資源配置,可進行項目總結與偏差原因分析,提升項目綜合管理能力,為企業經營決策和項目考核提供有效支撐。

        (七)集成自動采集設備,提升現場工作效率

        PRP系統手機端APP,界面簡潔、操作簡單,涵蓋項目日常工作,如督辦處理、流程處理、預警查看、HSE問題發起和項目狀態報表查看等,與PRP系統數據共享,在項目現場無需電腦就能完成日常70%的工作,方便現場人員及時完成處理質量安全問題、快速審批等操作,極大地提高了項目管理效率。

        (八)視頻指揮中心

        在PRP的基礎上,建設了視頻指揮中心,進行視頻施工調度、工程難題專家會診、安全檢查監控、公司履約宣傳展示等。

        管理提升永遠在路上,通過施工項目管理PRP系統等信息化建設,將項目管理職能、管理對象、管理要素納入管理軌道,借助系統對項目進行計劃、執行、控制、調整和分析,從而帶來企業項目管理能力的提升,為公司各項工作的開展不斷做出積極貢獻!

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