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        物資閉合管理系統案例分享

        中交第三航務工程局有限公司

        固本強基、提質增效,信息化助力物資管理躍升新臺階

        ——中交三航局物資閉合管理系統案例分享

        一、企業概況

        中交第三航務工程局有限公司是世界500強企業中國交通建設股份有限公司的全資子公司,具有港口與航道工程施工總承包特級資質,公路工程施工總承包特級資質,市政公用、建筑工程2個施工總承包一級資質,以及地基基礎工程、橋梁、隧道等4個專業承包一級資質。近年來,公司重點打造了水工、路橋、市政、鐵路和軌道交通、海上風電、投資建設等6個核心板塊,在以BT和EPC為代表的高端業務領域也有所突破,業務范圍遍及東南亞、中東、非洲、南美等18個國家和地區。在長期的工程建設工作中,在海內外贏得了良好口碑,曾被冠以“中國的脊梁”國有企業稱號,多次被評為“全國先進建筑企業”、“全國優秀施工企業”、“中國建筑業競爭力百強企業”、“全國工程質量管理先進企業”等。截止到2017年底,公司擁有在崗員工7079人,各類專業船舶123艘,大型施工機械908臺,資產總額達380.9億元。

        五十多年來,中交三航局堅持“五商中交”戰略,“三者”定位, “三轉”市場,承建了一大批標志性建設項目,為國民經濟和社會的持續發展打下了堅實的基礎。公司堅持走科技興企之路, 不斷提升自主創新能力。擁有國家級企業技術中心1個,國家級工法4項,187項自主知識產權專利,6項國家科技進步獎,66項省部級科技進步獎,11項魯班獎,9項詹天佑土木工程大獎,50余項國家優質工程獎。

        二、案例背景及問題

        物資管理是企業管理的重要組成部分,施工企業物資成本在工程項目成本中約占60%,加強物資管理,對于降低工程項目成本、提高企業效益具有十分重要的意義。物資管理“兩環兩控”的水平高低直接影響企業的經濟效益?!皟森h”指的是采購和消耗兩個環節,“兩控”指的是對物資價格的控制和對物資數量的控制。

        公司以項目部作為物資閉合管理工作的實施主體,工程項目點多線廣,不僅有國內項目還有境外項目。公司及分(子)公司實施對項目部的有效管理控制存在較大的難度,所以必須通過信息化手段實現各級單位對項目部的遠程物資管理,提高管理效率,推動物資管理 “專業化、標準化、數字化、精細化”發展目標。

        物資管理包括材料策劃、計劃、采購、驗收、儲存、領用等環節的數量閉合管理,以及材料收發存賬務管理。公司之前的物資管理工作依托“中交物資采購管理信息系統、三航局協同工作收發存系統平臺以及物資核銷管理信息系統”三個系統實行全過程管理,取得了一定的管理成效。但是,三個系統平臺存在“信息孤島”現象,計劃、合同、領用、盤點等數據在不同系統平臺重復錄入,數據無法共享。

        此外,還存在物資核銷平臺和材料收發存平臺的人機界面不是很友好。項目部人員以現場管理為主,數據錄入不支持移動端操作,不能完全適應項目部相關人員的操作習慣。各單位物資人員文化水平參差不齊,人員結構不合理,年輕大學生缺乏老師傅的傳幫帶,物資管理隊伍建設有待繼續加強,人員素質仍有待提高等問題。

        基于上述原因,公司物資管理引入“互聯網+物資管理”的思維,希望通過信息化的手段來有效解決上述問題。首先考慮將公司協同工作收發存系統平臺與物資核銷管理系統進行升級整合,合二為一,實現系統數據“一數一源、一源多用”,形成業務鏈完整的物資閉合管理信息系統。

        系統將整合材料策劃、計劃管理、合同管理、材料數量閉合管理以及材料收發存賬務管理等模塊,由分散的信息系統形成聚合的信息化系統,業務功能與業務模型均能夠適用于三航局不同層級的管理要求,且滿足項目部的使用要求和操作習慣。同時系統考慮從經營管理系統導入局、分公司中標工程項目信息,從各單位攪拌站管理系統導入材料數據。將材料計劃、采購、合同、收發存及采購支付等相關數據推送至財務系統、合同系統等,并實現與中交物資采購管理信息系統等做數據對接。后期逐步開發基于交建通的“物資收發料”移動端,全面應用移動互聯網和二維碼技術,實現與PC端物資閉合管理系統無縫結合。

        三、系統建設思路

        1、總體思路

        物資閉合管理系統采用“技術平臺 +二次開發”的全新架構開發模式,以“管理標準化、標準表單化、表單信息化、信息精細化”的“四化”建設思路,經過“項目調研—需求分析—開發設計—實施推廣—持續改進”的技術路線,自主實施、技術外包,實現橫向數據互聯互通,縱向管理穿透貫通。

        2、技術方案

        系統管理層級分為一級單位(局有限公司)、二級單位(子分公司、局直屬項目部等)、三級單位(專業廠處、項目部等)等多層級管理模式,管理內容既有共性又有個性。技術方案按照“分級分層分類”的架構,集中部署、分級管理,具體技術架構及系統功能模塊如圖1、圖2所示。

        圖1總技術路線

        圖2系統功能模塊設計

        3、業務管理思路

        堅持“一個中心、兩類控制、四項工作”的管理思路。以降本增效、節能降耗,提高經濟效益為中心;堅持物資用量、采購價格兩類控制,保障供應的前提下,減少損耗,最大程度的降低成本;做好物資材料預算、材料耗用、材料核銷、閉合管理的工作,做到賬目清晰、節超有據、成本可溯。具體四項業務管理工作內容如下(圖3)。

        (1)材料預算工作。相關預算人員通過前期錄入的工程信息、工程質量體系結構(分部分項結構)依次針對各自的分包隊伍對各分部分項中所使用到的工程材料進行預算編制,編制預算過程中需要填報預算時間段、用于系統中的時間段材料核銷功能,提交預算并通過逐級審核。

        (2)材料耗用工作。項目部材料員根據現場材料實際領用情況每月填報主要工程材料的領用信息、庫存盤點數量、半成品數量等信息。

        (3)材料核銷工作。工程項目開工后錄入材料預算總量,在每個核銷期根據完成工作量錄入核銷期材料預算,在每個月月末錄入材料領用量,在核銷末錄入材料盤點數量,并由此得到當前階段的應耗量,從而使系統自動完成月度、季度、分包單位、分部分項的核銷工作。

        (4)材料閉合管理。該功能模塊是對材料的預算量、采購量、消耗量等在實際生產過程中每個環節形成閉合,同時具有可追溯性,當某一環節出現不相符時,可及時尋找原因、落實整改,當系統發現分包單位材料超耗時,短信通知相關人員上傳“分包單位材料消耗閉合表”,扣罰分包單位結算款項。

        圖3物資閉合業務管理內容

        通過信息化遠程監控,加強材料預算、材料領用、庫存盤點及節超獎罰等全過程的管理,強制推行材料核銷管理,實現材料使用數量的有效閉合。并可按照時間、分部分項工程、分包單位三種方式分別進行材料節超分析,自動生成材料核銷統一報表。

        四、系統建設內容

        1. 用戶層級分類

        以項目部為物資管理實施主體,實現公司、子分公司(局指或局屬項目部)、項目部(工區或分部、專業處廠)、子項目部四個層級物資閉合管理數據的匯總、查詢等功能。按管理層級性質分為多類型桌面(如圖4-7),方便用戶管理操作。

        工區或分部的上級單位是局指或局屬項目部,同時又歸屬于子分公司管理,相關數據能夠被雙重引用、匯總、查詢,但全局數據不再重復統計。

        圖4按用戶層級分類設置門戶

        圖5局公司級用戶桌面

        圖6子分公司級用戶桌面

        圖7項目級用戶桌面

        2、基礎數據維護

        基礎數據模塊包含了知識庫、通知公告、材料類別字典、材料字典、供應商名錄、節超消耗原因字典、評價字典、采購方案等內容,基礎數據按層級由專人維護。

        例如,系統已導入默認的材料類別字典信息,物資管理人員如需維護新數據(如圖8所示),可通過選中非最后一級節點材料類別,新增下級,維護數據信息,“類別全編碼”自動生成。一旦勾選屬于混凝土類型、混凝土原材料、周轉材料等相應的材料類型后,則此材料可供后續業務模塊使用。

        圖8基礎數據模塊(材料類別字典)

        3、項目基本信息

        項目基本信息模塊包含項目信息、分部分項信息、物資策劃、施工班組、任務分發、任務接收、混凝土配合比、混凝土原料損耗系數、周轉材料核定回收率、材料核定用量等內容,是物資業務流程管理的基礎模塊。

        在已有項目信息的情況下,可依次增加單位工程,分部工程,分項工程,最后選中對應的分項工程,新增構件,如圖9所示。

        圖9項目分部分項信息頁面

        4、項目計劃

        在已有分部分項信息和構件信息的前提下,以構件圖紙凈用量為基礎,對材料需用計劃、到貨批號、材料領用部位等環節進行標識,并能夠實現可追溯性,從計劃源頭控制物資采購數量(圖10-11)。按照核銷樹進行核銷時,材料計劃只能通過選擇工程部位來自動生成;材料領用數量要求按照材料計劃相對應的構件進行系統自動分配。

        圖10項目形象進度計劃

        圖11項目需用總計劃

        在工程進度計劃下,可查看年度物資需用計劃表(圖12),從總體上把控物資數量。

        5、實物收發存

        實物收發存模塊包含倉庫信息管理、實物簽收、到貨通知、材料驗證、實物領用、實物盤點、材料消耗分配、實物退料、材料調出、廢舊材料、周轉材、實物臺賬等管理內容。

        圖12物資需用年度計劃

        以實物簽收為例(圖13),材料明細可通過采購合同、采購訂單、采購計劃、調撥單等多處引入,避免人為錄入和重復錄入,真正實現數據“一數一源、一源多用”。

        圖13實物收發存——實物簽收

        6、材料核銷

        材料核銷分為分部分項核銷、砼原材料核銷、周轉材核銷三大部分。鋼筋、混凝土等材料的相關數據在核銷樹(單位工程、分部工程、分項工程、構件)上進行材料核銷;項目現場使用的混凝土以及混凝土原材料(水泥、黃砂、碎石、粉煤灰、外加劑等)則進行雙重核銷;混凝土原材料耗用數據能夠從攪拌站管理系統直接導入。

        以分部分項為例(如圖14),通過左側核銷樹后,可查詢到核銷樹層級下包括的構件材料的數據,并能查看材料核銷匯總報表,把控物資消耗數量。

        圖14分部分項核銷

        7、材料閉合

        材料核銷閉合按照時間、分部分項、分包單位三種方式進行(圖15)。材料計劃、到貨數量與材料預算(核定)數量能夠進行閉合。分包單位材料領用數量與材料預算(核定)數量進行閉合。

        圖15材料核銷閉合方式

        例如進行時間閉合時(圖16),通過“現場主要材料”頁簽讀取數據,可查詢特定時間范圍內的現場主要材料的閉合數據明細表。

        圖16時間閉合

        通過“閉合分析”,在閉合節超原因分析頁面,對該條信息進行閉合分析操作(圖17)。

        圖17閉合分析

        8、財務收發存

        通過開發設計與財務系統的數據接口,實現系統數據“一數一源、一源多用”,材料核銷與材料收發存賬務管理環節的材料領用、盤點等數據要求保持相符,第一時間監管物資資產與成本,達到業財一體化的管理目標。對于收發料臺賬系統支持全方位、多維度的組合查詢和模糊查詢(圖18)。

        圖18財務收發存——臺賬數據篩選查詢

        9、權限管理

        系統具備完善而嚴密的權限管理體系,按用戶門戶、用戶角色、功能模塊層層授權(圖19)。錄入系統的數據發現錯誤或變更時允許修改并經審核,但要求以適當的方式在系統中留下修改記錄。

        圖19權限管理

        10、物資考核

        系統設置了對指標材料、指標節超率完成分值及物資管理等其他方面的考核管理,并具備自動進行物資管理考核評分的功能(圖20)。

        圖20物資管理考核

        11、業務提醒

        系統具備短信、廣訊通PC端、手機端的業務提醒,以及支持手機、移動客戶端進行實時進行查詢和審批業務。

        圖21業務提醒節點

        圖22短信策略模板

        12、系統對接

        系統開發充分考慮與相關單位、部門的系統數據對接、同步問題,設計了若干數據接口。

        (1)項目信息接口。直接從經營管理系統導入局、分公司中標工程項目信息。

        圖23項目信息

        (2)攪拌站標準化接口。設計了攪拌站系統數據標準化接口,從各單位攪拌站管理系統導入材料核銷數據。

        圖24攪拌站消耗數據

        (3)合同數據接口。與合同系統打通,可以實現與合同系統的合同信息、采購清單同步。此外還能通過物資系統,將相關的物資合同數據信息同步至中交管理平臺。

        圖25合同管理

        (4)財務數據接口。設計了財務數據推送接口,財務系統可從本系統按財務核算單位引用材料計劃、采購、合同、收發存及采購支付等相關數據,確保財務收發存數據的一致性。

        圖26財務信息共享接口

        此外還在設計從工程、預算部門系統導入分部分項、圖紙凈用量、工程形象計劃以及完成工程量等信息,以及與中交集團物資采購管理信息系統的物資收發存報表等數據對接事項,從而減少業務管理人員的數據重復錄入,提高處理效率、提升管理效能。

        13、移動端應用

        針對現場物資收發料管理開發的移動端應用,主要是基于物資現場管理的業務流程,依托微信公眾號和企業微信(交建通)打通項目部與供應商的信息通道,解決訂單發送、現場簽收、領用盤點等模塊的現場數據采集和業務流程的移動化應用(圖27-28)。

        有效提高了現場物資管理人員的工作效率,同時實現對物資單據信息的溯源,提升物資管理的流程化、規范化、精細化水平。

        圖27移動端應用簡介

        圖28現場物資收發料管理移動端應用界面

        五、案例應用效果

        系統于2016年全面上線,截止2018年底,三航局所有分(子)公司、項目全面實施,系統覆蓋橫向到邊、縱向到底,共9個單位共247個項目全面應用。主要取得了以下創新性成果。

        1、在國內首次提出按照核銷樹(單位工程、分部工程、分項工程、構件)創建物資管理閉合系統,以項目部為物資管理實施主體,實現公司、分公司、項目部、子項目部四個層級物資管理數據的匯總、查詢、操作等功能。

        2、系統的定制開發充分考慮到三航局項目管理的多種組織架構,并力爭涵蓋所有的管理模式。如局指和分公司對工區存在雙重管理的特點,再如分公司下屬的區域項目總部管理多個項目等,系統可通過分發任務的功能實現這樣的雙重管理,并且局指和分公司都能查詢和匯總工區的數據。比如:項目部委托預制廠制作構件的情況,也可以通過由項目部分發任務給預制廠的方式實現,預制廠接收到項目部分發的預制任務后就可參照分部分項的結構進行材料核銷。

        3、材料核銷閉合按照時間、分部分項、分包單位三種方式進行,分包材料未閉合,財務部門不能支付分包結算款項。

        4、按照核銷樹進行核銷時,施工員必須登陸物資管理閉合系統編制項目生產總計劃、年度計劃、季度計劃、月度計劃以及周計劃,并自動生成材料需用計劃,否則材料部門不予采購。

        5、系統中的采購合同、供應商信息、材料賬務收發存等數據與財務共享中心對接。單據的簽字角色都需要登錄閉合系統走流程確認,不再進行線下簽字。沒有在系統中錄數據,就無法在財務共享中心進行采購報銷和付款。分包材料未閉合,不能進行分包結算和付款。這樣既可以倒逼相關人員必須使用“閉合系統”開展物資管理工作,又可以有效防止數據造假。

        6、物資管理閉合系統覆蓋公司境內、境外所有項目。境外項目收發存賬務管理能夠按照多幣種計價方式分別做賬,及時反映匯率變動情況。

        7、系統具備手機短信逐級提醒及公司辦公軟件提醒功能,剛性推行物資閉合管理。

        8、系統具備公司、分公司自動對下級單位進行物資管理考核評分的功能。

        六、案例總結

        本系統設計體現了公司物資管理“全面預算、全成本核算、全面績效考核”的管理理念。強調以材料的圖紙凈用量加損耗作為計劃的基礎,制定全部材料的計劃就是材料的“全面預算”;強調材料要核銷到單構件,“全成本核算”不但體現成本也要體現全面;對每一組數據、每一批材料簽收都同時進行動態考核,通過材料損耗率等主要指標反映項目部材料的管理水平,項目部、子分公司的各類考核、各環節考核、各階段考核是層層開展、交叉融合、相互影響,從而實現“全面考核”。

        通過物資管理閉合信息系統的開發研究及推廣應用,不僅可提高公司職能部門對在建工程項目的材料核銷信息化管理能力,能及時可靠地掌握每個項目的材料核銷進展情況,也可以打破地域、距離、境內外的限制,節省較多的人工和差旅費用,管理人員在上??偛烤涂梢越y籌管理好全局材料核銷工作,大大提升管理效率。

        通過推行物資管理閉合信息系統及移動端應用,能夠提升現場物資管理數據的真實性、可靠性、及時性和全面性,規范材料耗用管理工作,杜絕或減少材料浪費,及時向分包單位轉嫁超耗的材料成本,有利于提高企業精細化管理水平,增強企業效益。

        目前中國交建所屬施工單位的工作性質和材料管理模式大致相同,三航局率先使用物資管理閉合信息系統,積累經驗條件具備時可以通過集團公司向兄弟單位推廣,提高整個集團乃至整個建筑施工行業的材料耗用核銷管理水平。公司下一步將重點提升管理數據的真實性、可靠性、及時性和全面性,以更為“專業化、標準化、數字化、精細化”的方式,固本強基、提質增效,信息化推動物資管理更上一個臺階。

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